Planung von Veranstaltungen

Du bist mitten in der Planung einer Veranstaltung und fühlst dich von den vielen To-Dos überfordert? Du bist nicht alleine.

Die Herausforderungen bei der Eventplanung sind vielfältig: Buchung der Location, Kalkulieren des Budgets, Vermarktung des Events, Einholen von Genehmigungen, Koordination von Dienstleistern – und dabei darfst du nichts vergessen.

Bei der ersten Veranstaltung werden diese Herausforderungen häufig unterschätzt. Die Eventplanung wird zu spät begonnen, es ist kein klares Budget definiert und kritische Schritte werden häufig vergessen. Damit schaffst du nur Last Minute Stress, explodierende Kosten oder im Worst Case die Absage des Events. 

Aber es geht auch anders: mit der richtigen Struktur ist die Eventplanung gut planbar. In diesem Guide findest du:

• Eine komplette Schritt-für-Schritt-Anleitung
• Eine Checkliste zum Abhaken, damit du nichts vergisst

Egal ob private Party, Club Event oder Business Event – mit diesem Leitfaden hast du dein Event im Griff. Los geht’s!

Planungsphasen von Veranstaltungen

Bevor wir die detaillierte Planung besprechen, sollten wir uns kurz einen Überblick verschaffen. Erfolgreiche Veranstaltungen werden in 4 zentralen Phasen geplant – von der Idee bis zur Nachbereitung.

Diese 4 zentralen Phasen bilden das Grundgerüst jeder Veranstaltung:

1. Konzeption (6-12 Monate vor der Veranstaltung): Hier wird die erste Idee entwickelt, Ziele werden festgelegt und das erste Budget wird geplant.
2. Organisation (3-6 Monate vorher): In dieser Phase wird die Planung konkreter. Hier wird das Marketing gestartet und die Dienstleister werden gebucht.
3. Durchführung (Am Tag des Events): Auch am Eventtag sind einige To-Dos zu erledigen. Gäste müssen eingecheckt und betreut werden und der Zeitplan muss laufend geprüft werden.
4. Nachbereitung (Kurz nach dem Event): Nach dem Event ist die Zeit, Feedback von den Gästen einzuholen, Danksagungen auszusprechen und den Erfolg des Events zu messen.

Jede Phase ist dabei unterschiedlich und beinhaltet spezifische To-Dos. Wenn du diese Struktur befolgst, behältst du den Überblick, auch wenn es hektischer wird.

Los geht’s mit der Konzeptionsphase.

Phase 1: Die Konzeption (6-12 Monate vor der Veranstaltung)

In der Konzeptionsphase verwandelst du deine Idee in ein Event-Konzept. Der zentrale Punkt ist dabei die Klärung des Veranstaltungsziels.

Was passiert in dieser Phase:

• Eventformat wählen (Party, Konferenz, Festival)
• Event-Ziele definieren (Was willst du erreichen?)
• Zielgruppe bestimmen (Wen willst du erreichen?)
• Budget festlegen (Wie viel Geld steht dir zur Verfügung?)
• Termin wählen (Wann ist deine Veranstaltung geplant?)
• Location finden (Wo soll deine Veranstaltung stattfinden?)

Ergebnis: Am Ende dieser Phase hast du ein vollständiges Event-Konzept mit klaren Zielen, einer fest definierten Zielgruppe und einem fixen Budget.

Diese Phase ist KRITISCH! In dieser Phase entscheidet sich, ob das Event erfolgreich ist oder nicht.

Phase 2: Die Organisation (3-6 Monate vor der Veranstaltung)

In der Organisationsphase konkretisiert sich die Planung aus der Konzeptionsphase. Der zentrale Punkt ist dabei die Klärung der Programminhalte sowie die Buchung von Location & Dienstleistern.

Was passiert in dieser Phase:

• Team Planung (Wer ist im Projektteam?)
• Zeitplan definieren
• Programminhalte und Ablauf definieren (Wie genau soll deine Veranstaltung ablaufen?)
• Räume, Technik und Dienstleister buchen (Welcher Dienstleister übernimmt was?)
• Sicherheitskonzept erstellen (Wie sorgst du dafür, dass deine Veranstaltung sicher bleibt?)
• Marketingplan erstellen (Wie erreichst du deine Zielgruppe am besten?)
• Event-Seite auf Share Your Party erstellen (oder alternativ: Ö Ticket, Eventbrite)

Ergebnis: Am Ende dieser Phase ist deine Veranstaltung soweit geplant, dass sie stattfinden kann: Die Location und das Veranstaltungsprogramm sind geklärt sowie das Sicherheitskonzept und das passende Marketing.

Phase 3: Durchführung (Am Tag des Events)

Du hast nun 6-12 Monate mit der Planung deiner Veranstaltung verbracht, nun ist es endlich soweit. Heute findet deine Veranstaltung statt. An diesem Tag solltest du dich vor allem um deine Gäste kümmern, ohne den reibungslosen Ablauf der Veranstaltung aus dem Blick zu verlieren.

Was passiert in dieser Phase:

• Probedurchlauf des Ablaufs
• Empfang, Begrüßung und Betreuung der Gäste
• Personal briefen & instruieren (Ist das Personal der Veranstaltung ausreichend gebrieft?)

Ergebnis: Am Ende dieser Phase hat deine Veranstaltung erfolgreich stattgefunden: Der Ablauf lief reibungslos, das Personal war perfekt vorbereitet – ein erfolgreicher Tag!

Phase 4: Nachbereitung (Nach dem Event)

Auch nach dem reibungslosen Ablauf deiner Veranstaltung stehen noch mehrere To-Dos aus, um deine Gäste optimal zu betreuen. Jetzt ist es Zeit für dich bei deinen Gästen und Sponsoren zu bedanken und festzustellen, ob das Event erfolgreich war.

Was passiert in dieser Phase:

• Danksagungen
• Follow Up an Gäste (Hast du die Gäste der Veranstaltung über deine zukünftigen Veranstaltungen informiert?)
• Erfolgsmessung (War dein Event erfolgreich? Was hat gut funktioniert, was hat weniger gut funktioniert?)
• Eventplanung für das nächste Event optimieren (Was kannst du bei der nächsten Veranstaltung besser machen?)

Ergebnis: Am Ende dieser Phase ist diese Veranstaltung abgeschlossen und du kannst zu deinen kommenden Veranstaltungen übergehen.

Veranstaltung planen in 19 Schritten

Theorie ist schön – aber jetzt wird’s praktisch! Die folgenden 19 Schritte sind dein Fahrplan zum erfolgreichen Event. Jeder Schritt zeigt dir konkret, was zu tun ist, wann du starten solltest und worauf du achten musst.

Bereit? Los geht’s mit Phase 1: Konzeption!

Tipps für die Konzeption von Veranstaltungen

Schritt 1: Veranstaltungsart und Motto klären

Jede Veranstaltung ist einzigartig, ob eine Business-Konferenz, eine Geburtstagsparty oder eine Veranstaltung im Club. Die Veranstaltungsart hat dabei auch eine große Auswirkung auf die Vorbereitung. Daher solltest du dich gleich zu Beginn entscheiden, welche Art von Veranstaltung du veranstalten willst. Die Details sind in diesem Schritt weniger relevant, vielmehr geht es darum, die grobe Veranstaltungsform zu klären. Wenn du bereits Ideen für ein Motto der Veranstaltung hast, kannst du diese auch bereits in dieser Phase aufnehmen.

Bei der Veranstaltungsart spielt es auch eine Rolle, ob es sich um eine interne oder externe Veranstaltung handelt. Interne Events richten sich an Mitarbeiter (z.B. Teambuilding, Weihnachtsfeier). Externe Events sind öffentlich oder laden externe Gäste ein (z.B. Produktlaunch, Festival).

Fragen die zu klären sind:

• Was willst du veranstalten? (Party/Konferenz/Geburtstag)
• Welches Thema soll die Veranstaltung haben? (Grobplanung)
• Gibt es ein bestimmtes Motto für die Veranstaltung?
• Gibt es Konkurrenzveranstaltungen, von denen du etwas übernehmen könntest?

Schritt 2: Zielpublikum ermitteln

Dein Event lebt von den Teilnehmern. Bevor du Teilnehmer gewinnen kannst, solltest du dich zuerst fragen, wen du mit deiner Veranstaltung erreichen willst. Diese Frage hängt auch stark mit der Veranstaltungsart und dem Motto zusammen. Besonders die Veranstaltungsart solltest du abhängig von der Zielgruppe wählen. Das Programm der Veranstaltung sollte auch auf die Zielgruppe angepasst werden. Für deine Zielgruppe solltest du sowohl demographische Daten (wie das Alter) als auch Interessensgebiete definieren. Eine Möglichkeit, um die Zielgruppe genauer zu definieren, ist das Anlegen von sogenannten Personas. Personas sind Prototypen, die alle Eigenschaften deines idealen Teilnehmers haben.

Fragen die zu klären sind:

• Wen willst du mit deiner Veranstaltung erreichen?
• Welche besonderen Eigenschaften hat deine Zielgruppe?
• Wie und wo kannst du deine Zielgruppe erreichen?
• Ist die Zielgruppe an deiner Veranstaltung interessiert?
• Gibt es weitere Veranstaltungen, die deine Zielgruppe regelmäßig besucht?

Schritt 3: Eventziele definieren

Bei deiner Veranstaltung hast du ein Ziel geplant, welches du erreichen möchtest. Halte das Ziel fest und stimme die nächsten Planungsschritte auf das definierte Veranstaltungsziel ab. Es gibt mehrere Methoden, die dabei helfen, relevante Ziele für deine Veranstaltung zu definieren. Eine der wichtigsten ist dabei das SMART-Framework.

Deine Ziele sollten den folgenden Kriterien entsprechen:

• Spezifisch auf dein Event angepasst sein
• Gut messbar sein, damit du den Status jederzeit überprüfen kannst.
• Realistisch und erreichbar sein.
• Für deine Veranstaltung relevant sein.
• Zeitlich gebunden sein, damit du genau weißt, wann welches Ziel erreicht sein sollte.

Ein Veranstaltungsziel wie “Ich will eine erfolgreiche Party machen.” sagt dabei nur wenig aus, weil es nicht messbar ist, keine Kriterien definiert wurden und kein Zeitrahmen enthalten ist. Verwende stattdessen klare Ziele wie “Ich veranstalte am 15. Juni 2026 eine Techno-Party mit 300 verkauften Tickets, einem Ticketumsatz von 4.500€ und einem NPS-Score von mindestens 8/10.” Mach dir keine Sorgen, wenn dir Kennzahlen wie der Net Promoter Score (NPS) nichts sagen. In unserem Artikel zu den Event Marketing Kennzahlen findest du alle relevanten Kennzahlen für dein Event.

Veranstaltungsziele sind oftmals von mehreren Faktoren abhängig, die unterschiedliche Phasen betreffen. Um eine Techno Party mit 300 verkauften Tickets zu veranstalten, musst du auch entsprechend viele Personen in der Zielgruppe erreichen. Um das große Ziel mit mehreren kleineren Schritten zu erreichen, solltest du dir auch Unterziele setzen. Achte dabei darauf, dass jedes deiner Unterziele auf dein Hauptziel abgestimmt ist. Ein passendes Unterziel wäre dabei zum Beispiel: “Bis zum 1. Juni 2026 (2 Wochen vor dem Event) erreiche ich mit meiner Social Media Kampagne mindestens 50.000 Impressions und 2.000 Engagements (Likes, Comments, Shares) in meiner Zielgruppe (18-35 Jahre, Techno-Fans in Wien).”

Fragen die zu klären sind:

• Was willst du mit deiner Veranstaltung erreichen?
• Ist das definierte Ziel gut messbar?
• Ist das definierte Ziel für deine Veranstaltung erreichbar?
• Gibt es einen definierten Zeitrahmen für das Veranstaltungsziel?
• Kannst du das Hauptziel in Unterziele aufteilen?

Schritt 4: Grobe Veranstaltungsdetails definieren (Location, Tag, Größe, Dauer)

Nachdem du die Veranstaltungsart, die Zielgruppe und die Veranstaltungsziele definiert hast, kannst du jetzt die ersten Details der Veranstaltung klären. Achte darauf, dass diese Details auch immer in Abstimmung mit den bereits definierten Punkten sind.

Als erstes Detail solltest du die ungefähre Größe der Veranstaltung definieren. In Abstimmung mit dem Veranstaltungsziel weißt du nun in etwa, wie viele Gäste an der Veranstaltung teilnehmen können. In diesem Schritt geht es nicht darum, die Anzahl an Teilnehmern fix zu klären, vielmehr sollte der Rahmen abgeklärt werden. Erwartest du eher 20 Teilnehmer oder doch über 100 Teilnehmer?

Nachdem die erwartete Größe der Veranstaltung geklärt ist, kannst du dir bereits überlegen, welche Locations infrage kommen. Die Veranstaltungsart hat dabei einen großen Einfluss auf die Location. Eine Techno Party wirst du vermutlich nicht in einem Konferenzsaal veranstalten – dafür eignen sich Clubs, Lagerhallen oder Open-Air-Locations. Achte auch darauf, dass die geplanten Locations für die Zielgruppe gut erreichbar sind.

Ein weiteres wichtiges Detail ist das Veranstaltungsdatum. Um das zu klären, musst du erst definieren, wie lange deine Veranstaltung gehen soll. Ist die Veranstaltung für einen Tag geplant, oder planst du eine mehrtägige Veranstaltung? Ziehe bei der Planung des Veranstaltungsdatums auch äußere Umstände mit ein. Ist die Zielgruppe zu den geplanten Daten verfügbar, oder gibt es eine Konkurrenzveranstaltung? Denke dabei auch an die Urlaubszeiten.

 Fragen die zu klären sind:

• Wie viele Teilnehmer erwartest du auf deiner Veranstaltung in etwa?
• Welche Locations kommen für die geplante Teilnehmerzahl in Frage?
• Soll die Veranstaltung draußen oder innen stattfinden?
• Wie viele Tage lang soll deine Veranstaltung gehen?
• Welche Daten kommen für die Veranstaltung in Frage?

Schritt 5: Budget definieren

Die Grundlagen stehen – jetzt geht’s ums Budget. Das Veranstaltungsbudget betrifft dabei auch viele Punkte der Konzeptionsphase. Eine Veranstaltung mit 1.000 Teilnehmern ist mit einem Budget von unter 1.000 € so gut wie nicht umsetzbar. Daher solltest du deine Eventziele auch nach deinem Budget richten.

Lege einen finanziellen Rahmen fest, um das Budget regelmäßig kontrollieren zu können. Um den Budgetrahmen festzulegen, solltest du sowohl die Kosten als auch die Einnahmen so gut wie möglich einschätzen. Wenn du Tickets für deine Veranstaltung verkaufst, orientiert sich der Ticketpreis auch daran. Damit das Budget nicht aus dem Ruder läuft, solltest du den Soll-Ist-Stand des Budgets regelmäßig prüfen. Bei größeren Veranstaltungen lohnt sich eine separate Projektbuchhaltung.

Denke auch daran, dass du das gesamte Veranstaltungsbudget nicht alleine stemmen musst. Unterstützer und Sponsoren helfen dir dabei, eine einzigartige Veranstaltung zu organisieren. Beispiel: Ein lokales Getränkeunternehmen könnte Freigetränke gegen Logoplatzierung bereitstellen. Auch Freiwillige können oftmals helfen, das Budget im Rahmen zu halten. Als Entschädigung kannst du dabei kostenlosen Eintritt und Verpflegung anbieten.

Fragen die zu klären sind:

• Wie viel Budget hast du für die Veranstaltung zur Verfügung?
• Mit welchen Kosten und Einnahmen rechnest du?
• Gibt es Sponsoren, die an der Veranstaltung interessiert sein könnten?
• Hast du Freunde, die dich bei der Veranstaltung unterstützen können?
• Wie viel würden Interessierte für ein Ticket zahlen?

Tipps für die Organisation von Veranstaltungen

Schritt 6: Projektorganisation bestimmen

Die Planung von Veranstaltungen ist sehr komplex. Sorge daher dafür, dass du mit einem Projektteam arbeitest und nicht alles alleine machen musst. Das spart dir viel Zeit und auch Nerven.

Informiere dich zuerst in deiner Community, ob es Personen gibt, die bei der Veranstaltung helfen wollen. Ein weiterer Weg, um Interessierte zu finden, sind ähnliche Veranstaltungen. Möglicherweise gibt es bereits eine Community, die Interesse hat, deine Veranstaltung mit zu planen. Solltest du hier nur wenige Interessierte finden, helfen externe Anbieter wie spezialisierte Event-Agenturen ebenfalls weiter. Jedoch musst du dann auch die Kosten einrechnen.

Bei der Projektorganisation geht es um mehr als nur um die Personen, die dir helfen. In diesem Schritt solltest du genau abklären, wer im Projektteam welche Aufgaben hat und für welche Bereiche verantwortlich ist. Verteile die Aufgaben so, dass jeder das macht, was er am besten kann oder gerne macht.

Doch nicht nur dein Projektteam muss geplant werden, auch externe Dienstleister wie der Catering Service oder Eventagenturen müssen eingeplant werden. Dabei geht es nicht nur um die Aufgabe der externen Dienstleister, sondern vorrangig um die Kommunikation zwischen dem Projektteam und den Dienstleistern.

Typische Rollen im Projektteam:

• Projektleiter: Koordination, Entscheidungen & Budgetverantwortlichkeit
• Marketing: Social Media & sonstige Werbeformen sowie Einladungen
• Technik: Sound, Licht & Bühne
• Gästebetreuung: Schalter am Check In, Empfang, Fragen der Gäste beantworten
• Sicherheit: Notfallplanung, Erste Hilfe und Evakuierung

Fragen die zu klären sind:

• Welche Mitglieder helfen dir dabei, das Event zu veranstalten?
• Welches Mitglied übernimmt dabei welche Funktion & Aufgaben?
• Sind die Projektmitglieder mit ihren Aufgaben zufrieden?
• Sind externe Dienstleister in die Veranstaltungsplanung eingebunden?
• Welche Funktionen und Aufgaben übernehmen die externen Dienstleister?
• Wie kommuniziert das Projektteam mit externen Dienstleistern?

Schritt 7: Zeitplan erstellen

Der Zeitplan ist einer der wichtigsten Anhaltspunkte in der Eventorganisation. Mit diesem wird das gesamte Zeitmanagement der Veranstaltung geklärt. Der Zeitplan enthält dabei alle wesentlichen Termine und Eckdaten zur Veranstaltung. Für jede Aufgabe sollte eine Deadline definiert und im Zeitplan eingetragen werden.

Da in der Veranstaltungsplanung viele Aufgaben enthalten sind, ist die Erstellung eines Zeitplans oftmals sehr komplex. Um zu ermitteln, wann mit welcher Aufgabe begonnen werden sollte, solltest du den Zeitplan ausgehend vom Veranstaltungstermin nach hinten planen. Achte dabei unbedingt auf ausreichende Puffer, mit denen du unvorhergesehene Verzögerungen einplanen kannst. Plane 10-20% mehr Zeit für jede Aufgabe ein.

Für die Darstellung des Zeitplans eignen sich sogenannte Gantt Diagramme optimal. Mit diesen Diagrammen kannst du die geplante Zeit für jede Aufgabe genau einplanen und nach Kategorien sortieren. Gantt Diagramme kannst du auch kostenlos mit Tools wie zum Beispiel Canva erstellen.

Wie für die Budgetplanung: Eine Zeitplanung bringt nur wenig, wenn sie nicht regelmäßig geprüft wird. Nur so kannst du sagen, ob aktuell alles nach Plan läuft oder bestimmte Aufgaben noch ausstehen.

Fragen die zu klären sind:

• Wann sollten welche Aufgaben abgeschlossen sein?
• Hast du genügend Puffer für die Aufgaben mit eingeplant?
• Ist der Zeitplan mit dem Projektteam und externen Dienstleistern abgesprochen?

Schritt 8: Sicherheitskonzept erstellen

Ein ausführliches Sicherheitskonzept ist Pflicht – ohne darfst du keine Veranstaltung durchführen. Dabei geht es nicht ausschließlich um die Sicherheit der Gäste, auch musst du Genehmigungen von Orten einholen.

Das Wichtigste zuerst: die Genehmigung von Veranstaltungen. Veranstaltungen einer gewissen Größe müssen in Österreich und Deutschland angemeldet werden. Dabei wird zwischen öffentlichen und nicht-öffentlichen Veranstaltungen unterschieden. Öffentliche Veranstaltungen sind für die Allgemeinheit zugänglich und müssen daher meist registriert werden. Nicht öffentliche Veranstaltungen sind nur für einen bestimmten Personenkreis zugänglich – hier ist meist keine Registrierung nötig. Ob eine Veranstaltung registriert werden muss oder nicht, wird in Österreich mit dem Veranstaltungsgesetz geregelt. Dieses ist für jedes Bundesland unterschiedlich geregelt, eine Übersicht ist hier zu finden.

Zusätzlich zur Genehmigung gibt es weitere rechtliche Vorschriften, die beachtet werden müssen. So muss dafür gesorgt werden, dass Ruhezeiten eingehalten werden und der Lärm den vorgeschriebenen Lärmpegel nicht überschreitet. Auch solltest du dir Gedanken über Parkplätze machen. Hier musst du dich mit dem Eigentümer der Location abstimmen, ob dieser auch für deine Gäste verwendbar ist.

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist besonders bei Veranstaltungen, bei denen Fotos gemacht werden, ein wichtiger Punkt. Die Teilnehmer müssen dabei zustimmen, dass Fotos gemacht und veröffentlicht werden dürfen.

Ein weiterer wichtiger Punkt, der besonders bei Abendveranstaltungen nicht fehlen darf, ist der Jugendschutz. Achte dabei auf eine Ausweiskontrolle am Eingang. Bei Veranstaltungen für unter 18-jährige solltest du zusätzlich die Erlaubnis der Eltern einholen.

Vieles am Sicherheitskonzept liegt auch an der Veranstaltungslocation. So müssen die Notausgänge als solche markiert sein, das Personal sollte dementsprechend geschult sein und ein Erste-Hilfe-Kasten muss vorhanden sein. Informiere dich bei der Location über die entsprechenden Punkte. Achte darauf, dass zumindest eine Person in deinem Team bereits Erfahrungen mit Sicherheitskonzepten hat. Ist das nicht der Fall, solltest du dich an eine Eventagentur wenden.

Mit Versicherungen kannst du dich für deine Veranstaltung gut absichern. Besonders wichtig ist dabei die Veranstalter Haftpflichtversicherung. Diese Versicherung hilft vor allem gegen Schadensersatzansprüche von Event Teilnehmern. Eine Haftpflichtversicherung ist oftmals zwingend erforderlich, um die Genehmigung für eine Veranstaltung zu erhalten. Bei größeren Events ist auch eine Ausfallversicherung zu überlegen. Diese schützt vor finanziellen Folgen, wenn eine Veranstaltung abgesagt werden muss.

Fragen die zu klären sind:

• Ist deine Veranstaltung genehmigungspflichtig?
• Liegt eine Genehmigung vor bzw. Wo kannst du die Genehmigung einholen?
• Werden die Ruhezeiten am Veranstaltungsort eingehalten?
• Haben die Teilnehmer zu Bildaufnahmen und deren Veröffentlichung zugestimmt?
• Wo befinden sich in der Eventlocation die Notausgänge und der Erste-Hilfe-Kasten?
• Hat dein Projektteam Erfahrung mit Sicherheitskonzepten auf Veranstaltungen?
• Wird lizenzpflichtige Musik auf der Veranstaltung verwendet? (GEMA in Deutschland, AKM in Österreich)
• Hast du eine Veranstalter-Haftpflichtversicherung abgeschlossen?

Schritt 9: Räume, Technik und Dienstleister buchen

Du hast nun bereits eine klare Vorstellung, wo deine Veranstaltung stattfinden soll und was du dafür benötigst. Nun geht es um die rechtzeitige Buchung. Besonders beliebte Eventlocations sind teilweise bereits Monate im Voraus ausgebucht, daher solltest du dich so früh wie möglich darum kümmern.

In diesem Schritt geht es jedoch nicht nur darum, die Eventlocation frühzeitig zu buchen. Auch externe Dienstleister wie Catering-Services oder Sicherheitsdienste solltest du in diesem Schritt bereits beauftragen. Wenn du dich noch nicht für einen Dienstleister entschieden hast, frag direkt bei der Location nach. Diese haben oftmals bereits Dienstleister, die sie weiterempfehlen können.

Bei deinem Event muss alles problemlos klappen. Die Veranstaltungstechnik spielt dabei eine sehr große Rolle. Kümmere dich daher rechtzeitig um gute Veranstaltungstechniker. Ebenfalls lohnt es sich, dich bei der Location zu informieren. Teilweise haben die Locations eigene Veranstaltungstechniker.

Prüfe die Verträge für eine Eventlocation immer genau, bevor du sie unterschreibst. Besonders die Stornierungsbedingungen sowie zusätzliche Angaben wie die Haftung oder Mindestabnahmemengen solltest du kennen. Auch wird häufig eine Anzahlung für Locations erhoben. Diese solltest du auch einplanen.

Fragen die zu klären sind:

• Hast du dich bereits für eine Eventlocation entschieden?
• Hast du die Rahmenbedingungen der Veranstaltung der Location klar mitgeteilt?
• Welche Aufgaben übernehmen externe Dienstleister?
• Sind die externen Dienstleister bereits informiert?
• Stellt die Location Veranstaltungstechniker bereit?
• Hast du passende Veranstaltungstechniker für deine Veranstaltung?
• Ist der Vertrag für die Location rechtlich in Ordnung?

Schritt 10: Programminhalte und Ablauf definieren

Jetzt hast du bereits eine klare Vorstellung deiner Veranstaltung. In diesem Schritt definierst du die Inhalte und den Ablauf deiner Veranstaltung. Vor allem den Programminhalt solltest du sorgfältig wählen. Wenn sich ein interessierter Nutzer über deine Veranstaltung informiert, ist das Programm das erste, was er sieht.

Der Programminhalt sollte in diesem Schritt für die gesamte Veranstaltung von der Begrüßung bis zur Verabschiedung der Gäste geplant werden. Falls es Speaker oder Live-Auftritte gibt, solltest du auch planen, wer dabei auftritt. Versuche dabei, den Programminhalt so zu planen, dass Teilnehmer gut folgen können, es aber trotzdem spannend bleibt.

Alle Beteiligten sollten sich genau an den definierten Zeitplan des Events halten. In erster Linie ist es dabei wichtig, dass du den Zeitplan mit allen Beteiligten besprichst. Viele Locations bieten auch Screens an, um wichtige Informationen mit Teilnehmern zu teilen. Das ist eine gute Möglichkeit, um die Teilnehmer über den Zeitplan zu informieren. Achte dabei darauf, die Zeitplanung immer aktuell zu halten.

Den Zeitplan sowie den Ablauf deiner Veranstaltung solltest du auf jeden Fall auch mit der Location absprechen. Plane dabei auch Puffer ein, sollte einer der Punkte etwas länger dauern. Beachte dabei auch die Zeit, die benötigt wird, um die Bühne auf und wieder abzubauen.

Bei Veranstaltungen mit mehreren Bühnen solltest du im Zeitplan auch die Zeit berücksichtigen, die Teilnehmer benötigen, um von einer Bühne zur anderen Bühne zu kommen.

Fragen die zu klären sind:

• Welche Inhalte hat deine Veranstaltung?
• Wie soll deine Veranstaltung ablaufen?
• Hast du den Zeitplan und den Ablauf mit der Location besprochen?
• Hast du die Zeit für den Auf- und Abbau berücksichtigt?
• Sind die Speaker und Live-Auftritte organisiert?
• Kennt jeder Beteiligte den Zeitplan und den Ablauf?
• Kennen die Teilnehmer den Zeitplan und den Ablauf?

Schritt 11: Marketingplan erstellen

Der Großteil der Veranstaltungsplanung ist abgeschlossen, doch die Teilnehmer fehlen noch? Das ist kein Problem, denn jetzt kommt das Marketing ins Spiel. In diesem Schritt erreichst du deine Zielgruppe, die zu Teilnehmern wird.

Erinnere dich an die Definition des Zielpublikums aus Schritt 2. Du weißt nun genau welche Interessen deine Zielgruppe hat und wie du diese erreichen kannst. Genau das ist ausschlaggebend für erfolgreiches Marketing. Stimme deine Werbemaßnahmen genau auf deine Zielgruppe ab.

Dabei gibt es viele Werbeformen: Social Media Anzeigen, Google Anzeigen, Printwerbung, Banner oder Audio-Werbung. Die Entscheidung für eine Werbeform ist daher oftmals nur schwer möglich. Das Stichwort lautet dabei Crossmedia-Werbung. Versuche deine Zielgruppe auf mehreren Kanälen zu erreichen anstatt dich auf einen Kanal zu fokussieren. In unserem Artikel zur Veranstaltungsbewerbung findest du 12 Marketingstrategien für deine Veranstaltung.

Da du für Marketing viel Geld investierst, ist die Erfolgsmessung entscheidend. Besonders für Online Maßnahmen solltest du dabei UTM Parameter verwenden, um zu erfahren, von welcher Quelle eine Bestellung ausgelöst wurde. Ein Tool um schnell passende UTM Parameter zu erstellen, findest du unter https://ga-dev-tools.google/ga4/campaign-url-builder/. Für dich als Veranstalter sind die verkauften Tickets dabei die wichtigste Kennzahl. Dabei solltest du für jede laufende Werbemaßnahme die Conversion Rate (Verhältnis von Klicks zu verkauften Tickets) sowie den Return on Investment (Verhältnis von Umsatz zu Kosten) berechnen. Weitere wichtige Kennzahlen findest du in unserem Artikel zu Kennzahlen im Eventmarketing.

Damit interessierte Nutzer deine Veranstaltung finden können, solltest du auf jeden Fall die kostenlosen Tools der Social Media Plattformen nutzen. Facebook und LinkedIn bieten dabei kostenlose Event-Seiten auf denen du deine Veranstaltungen präsentieren kannst. Da diese Tools kostenlos sind, solltest du sie auf jeden Fall nutzen.

Du möchtest deine Veranstaltung auf Social Media bewerben, weißt aber nicht wo du beginnen sollst? Informiere dich in unserem Artikel zur Bewerbung von Events in Social Media.

Fragen die zu klären sind:

• Welche Interessen hat die Zielgruppe für deine Veranstaltung?
• Gibt es bestimmte Communities zum Thema deiner Veranstaltung?
• Wie viel Budget willst du für die Bewerbung investieren?
• Gibt es bereits eine Veranstaltungsseite auf Facebook/Linkedin?
• Wird der Erfolg der Marketingmaßnahmen gemessen?

Schritt 12: Richtige Eventplattform wählen

Die Bewerbung deiner Veranstaltung ist geklärt, nun fragst du dich, wie du am besten Online-Tickets verkaufen kannst? Viele denken dabei an eine eigene Website, doch die Erstellung ist oftmals teuer, vor allem wenn Tickets verkauft werden sollen. Spezialisierte Eventplattformen wie Ö-Ticket, Eventbrite oder Share Your Party sind daher oftmals von Vorteil.

Bei der Verwendung von Eventplattformen entsteht dabei meistens bereits das nächste Problem. Da über Social Media Tools wie Facebook und Instagram keine Tickets verkauft werden können, musst du deine Veranstaltung mehrmals pflegen. Einmal auf der Social Media Plattform und einmal auf der Eventplattform. Das kostet Zeit und führt häufig zu Fehlern. Share Your Party bietet eine Plattform, die Social Media Funktionen mit dem Ticketkauf vereint. Sobald du deine Veranstaltung einmal angelegt hast, können interessierte Nutzer sie finden und sich direkt in der App Tickets dafür kaufen. Dadurch sparst du viel Aufwand durch die mehrfache Event-Anlage und bringst dich direkt in Kontakt mit interessierten Nutzern.

Fragen die zu klären sind:

• Hast du bereits eine Webseite für deine Veranstaltung erstellt?
• Können auf deiner Webseite Tickets für die Veranstaltung gekauft werden?
• Auf welchen Eventplattformen soll deine Veranstaltung zu finden sein?

Tipps während der Veranstaltung

Schritt 13: Probedurchlauf des gesamten Ablaufs

Der langersehnte Veranstaltungstag ist endlich da. Damit auch alles klappt wie geplant, solltest du den Ablauf der Veranstaltung auf jeden Fall davor testen. Der Probedurchlauf deiner Veranstaltung ist dabei wie die Generalprobe eines Theaterstücks, hier gibt es keine Pausen oder Änderungen.

Die Probe besteht dabei üblicherweise aus zwei Teilen. Im technischen Probelauf wird die Funktionsfähigkeit der technischen Geräte überprüft. Dazu zählen Ton, Beleuchtung, Spezialeffekte sowie Automatisierungen. Im logistischen Probelauf werden die Abläufe geprobt. Typische Aufgaben, die geprüft werden, betreffen die Vorbereitung des Menüs, das Aufstellen von Schildern sowie das Abarbeiten der Veranstaltungspläne. Beide Probedurchläufe sollten dabei so realistisch wie möglich ablaufen.

Ein Probedurchlauf ist für alle Veranstaltungen sinnvoll, besonders bei Veranstaltungen, die Live-Demonstrationen oder Präsentationen beinhalten.

Fragen die zu klären sind:

• Funktioniert die Technik an der Veranstaltungslocation wie geplant?
• Kennt das Veranstaltungsteam die Abläufe der Veranstaltung?
• Sind potenzielle Probleme im Ablauf behoben?

Schritt 14: Empfang, Begrüßung und Betreuung der Gäste

Jetzt geht es richtig los, die ersten Teilnehmer deiner Veranstaltung treffen ein. Achte darauf, dass der Empfang alle Fragen der Teilnehmer klären kann. Dabei kannst du auch mit digitalen Anzeigen arbeiten, um den Gästen die aktuellen Informationen anzuzeigen.

Neben den Teilnehmern möchten deine Sponsoren, Partner und Vortragenden natürlich auch entsprechend betreut werden. Eine Möglichkeit, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten bestmöglich betreut werden, ist die Aufteilung der Aufgaben innerhalb des Projektteams. Dadurch ist ein Teil der Mitarbeiter ausschließlich für Sponsoren, Partner und Vortragende verantwortlich. Besonders bei größeren Veranstaltungen werden für Teilnehmer und andere Gäste verschiedene Check-In Stationen genutzt.

Viele Teilnehmer kennen die Location noch nicht. Achte daher auch auf die Ausschilderung des Check-ins sowie weiterer wichtigen Orte. Besonders wenn auf deiner Veranstaltung mehrere Bühnen verwendet werden, solltest du den Teilnehmern eine Übersichtskarte beim Check In mitgeben. Das vereinfacht die Wege zwischen den Slots für die Teilnehmer.

Fragen die zu klären sind:

• Haben die Gäste noch Fragen, die beim Check In nicht geklärt werden konnten?
• Haben die Gäste einen Überblick über die gesamte Location?
• Werden Gäste und andere Teilnehmer gemeinsam oder getrennt betreut?

Schritt 15: Personal briefen & instruieren

Damit deine Gäste gut betreut werden, muss erst das Personal gebrieft und instruiert werden. Das betrifft nicht nur das eigene Personal, sondern natürlich auch das zur Verfügung gestellte Personal deiner Partner. Das Personal sollte auch bereits in deinem Probedurchlauf eingebunden werden. Jedoch kann nicht alles geprobt werden, oft haben Gäste beim Check-in auch besondere Wünsche. Hier sollte auch mit dem Personal geklärt sein, wer informiert werden soll, um diese Probleme zu lösen.

Klare Hierarchien in der Projektorganisation sind dabei bereits der erste Schritt für ein gutes Briefing des Personals. Dabei sollte jeder Mitarbeiter wissen, welche Aufgaben in seiner Verantwortung stehen und wer für die Koordination zuständig ist.

Das Eventpersonal wird in vielen Fällen von externen Dienstleistern zur Verfügung gestellt. Diese Mitarbeiter sind meist zwar gut in Kommunikationstechniken und im Kundenumgang geschult, jedoch kennen sie deine Kunden nicht. Informiere das Personal über das Event-Konzept, die Zielgruppe und besondere Features (z.B. VIP-Bereiche, Getränkespecials). Beantworte dem Personal häufige Fragen der Gäste vorab (z.B. Wo sind die Toiletten? Gibt es eine Garderobe? Wann ist letzter Einlass?).

Auch bei der besten Planung kann einmal etwas schief gehen. Der Umgang mit unvorhersehbaren Situationen ist auch für gut geschultes Personal ein Stressfaktor. Erstelle daher vor der Veranstaltung einen Notfallplan, der klare Handlungsanweisungen für diese Situationen enthält. Das Personal sollte dabei klar wissen, welche Entscheidungen selbst getroffen werden, und welche nicht.

Fragen die zu klären sind:

• Kennt das Personal das Event-Konzept und die Besonderheiten?
• Weiß das Personal über den festgelegten Notfallplan Bescheid?
• Ist klar geregelt, wer in welchen Situationen handeln muss?

Tipps nach der Veranstaltung

Schritt 16: Danksagungen

Deine Veranstaltung ist jetzt problemlos gelaufen, Zeit, an die nächste Veranstaltung zu denken? Doch warte, davor solltest du dich bei allen Beteiligten bedanken. Dazu zählen vor allem deine Helfer im Projektteam sowie die Sponsoren. Zu guter Letzt solltest du dich auch bei den Teilnehmern bedanken.

Du kannst dabei mehrere Optionen nutzen, um dich zu bedanken. Das letzte Wort auf deiner Veranstaltung gehört üblicherweise dir. Diese solltest du nutzen, um dich bei deinem Team sowie bei deinen Sponsoren zu bedanken. Bei kleineren Teams bietet es sich auch an, das Team zum Abschluss auf die Bühne zu holen.

Deinen Sponsoren sind meistens vor allem ihr Branding wichtig. Schaffe daher mehrere Möglichkeiten für hochwertiges Branding mit Aufstellern und Sponsorenlogos auf der Eventkleidung.

Eine gute Möglichkeit, um dich bei deinen Teilnehmern zu bedanken und diese weiter zu involvieren, sind Gewinnspiele. Dabei solltest du darauf achten, dass jeder Teilnehmer die Voraussetzungen für das Gewinnspiel kennt. Den Gewinner kannst du am Ende des Events aufrufen und den Preis übergeben.

Fragen die zu klären sind:

• Hast du dich auf der Veranstaltung beim Team und Sponsoren bedankt?
• Wurden den Sponsoren mehrere Möglichkeiten zum Branding angeboten?

Schritt 17: Follow up an Gäste

Nachdem deine Veranstaltung erfolgreich verlaufen ist, ist es an der Zeit für einen kurzen Recap. Dafür solltest du Social-Media-Kanäle sowie einen Newsletter verwenden. Viele Teilnehmer werden deiner Veranstaltung auf Social Media Kanälen folgen, sie wissen auch, dass hier die Fotos veröffentlicht werden. Der Newsletter ist dabei ebenso wichtig, da es als persönlicheres Kommunikationsmittel wahrgenommen wird.

Die kurze Zusammenfassung solltest du dabei spätestens 3-5 Tage nach der Veranstaltung an die Teilnehmer senden. Überlege dir dabei auch, ob die Teilnehmer alle Informationen der Veranstaltung haben. Gab es während der Veranstaltung Präsentationen, dann sollten diese auch mit den Teilnehmern geteilt werden. Wenn du noch nicht alle Informationen hast, ist das kein Problem. Erwähne in der kurzen Zusammenfassung aber, dass noch weitere Informationen kommen.

Besonders der Follow Up Newsletter ist eine weitere gute Möglichkeit, um deinen Sponsoren nochmals zu platzieren. Bedanke dich im Newsletter daher bei den Sponsoren und füge auch ihr Logo und den Link zu ihrer Website ein.

Hast du weitere Veranstaltungen geplant? Der Follow Up Newsletter ist perfekt, um diese anzukündigen. Kurz nach der Veranstaltung sind die Teilnehmer noch begeistert von der Veranstaltung, es ist daher wahrscheinlicher, dass sie Tickets für weitere Veranstaltungen kaufen.

Fragen die zu klären sind:

• Haben die Teilnehmer alle Informationen der Veranstaltung erhalten?
• Sind die Sponsoren im Follow Up Newsletter enthalten?
• Hast du deine weiteren Veranstaltungen im Follow Up Newsletter angekündigt?

Schritt 18: Erfolgsmessung

Nun ist es an der Zeit, festzustellen, ob deine Veranstaltung erfolgreich war. In diesem Schritt geht es einerseits darum, den Erfolg zu messen, andererseits sollten auch Einsparungspotentiale für kommende Veranstaltungen ermittelt werden.

Als Veranstalter ist deine Hauptkennzahl, um den Erfolg einer Veranstaltung zu messen, die Ticketverkäufe. War deine Veranstaltung ausverkauft, so war sie höchstwahrscheinlich auch erfolgreich. Doch vergiss dabei die Kosten nicht. Berechne daher auch immer den Gewinn, indem du die Kosten von deinem Umsatz abziehst. Bleibt nach Abzug der Kosten noch etwas übrig, ist das bereits ein erster Indikator für eine erfolgreiche Veranstaltung.

Doch der Gewinn ist dabei nur der erste Schritt deiner Erfolgsrechnung. Hier solltest du weiter analysieren, um festzustellen, welcher deiner Marketingkanäle am erfolgreichsten war. Dadurch kannst du bereits sehr einfach erste Einsparungspotentiale erkennen. Hast du in Meta-Anzeigen mehr investiert als in Google Ads, aber die Ticketverkäufe kommen vor allem von Google Ads? Dann solltest du für die nächste Veranstaltung mehr in Google Ads investieren und weniger in Meta-Anzeigen.

Ein weiterer wichtiger Punkt, den du auswerten solltest, ist, ob die Teilnehmer mit der Veranstaltung zufrieden waren. Dazu gibt es mehrere Methoden, der Net Promoter Score ist dabei die am häufigsten verwendete. Dabei wird mit einer Umfrage nach der Veranstaltung gemessen, ob die Teilnehmer deine Veranstaltung weiterempfehlen würden (auf einer Skala von 1-10). Diese Umfrage kannst du direkt in die Follow Up E-Mail einbinden. Frage die Teilnehmer dabei auch, was ihnen besonders positiv/negativ aufgefallen ist, um weiteres Optimierungspotential zu erhalten.

Nun zum wichtigsten Punkt, die Überprüfung deiner Eventziele, die in Schritt 3 definiert wurden. Wie bereits erwähnt, sollten diese Ziele die SMART Kriterien erfüllen. Somit kannst du die Zielerreichung sehr einfach auswerten. Wenn eines der Ziele nicht erfüllt wurde, solltest du auch analysieren, warum das Ziel nicht erreicht wurde. Optimalerweise hast du bereits einen Plan, wie du das Ziel bei deiner nächsten Veranstaltung erreichen kannst.

Fragen die zu klären sind:

• Wurden alle deiner Veranstaltungsziele erreicht?
• Wurde mit der Veranstaltung ein Gewinn erzielt?
• Welcher Marketingkanal war der erfolgreichste (Kosten/Nutzen Relation)?
• Würden die Teilnehmer deine Veranstaltung weiterempfehlen? Warum oder warum nicht?

Schritt 19: Eventplanung für das nächste Event optimieren

Durch die Erfolgsmessung weißt du nun, ob deine Veranstaltung erfolgreich war oder nicht. Auch solltest du einige Anhaltspunkte haben, warum deine Veranstaltung Erfolg hatte oder eben nicht. Vielleicht sind bei der Veranstaltung Fehler passiert, die zukünftig vermieden werden sollten. All diese Punkte solltest du dir notieren, um sie auf zukünftigen Veranstaltungen zu berücksichtigen.

Vor allem solltest du dabei das Ziel deiner Veranstaltung hinterfragen. Wurde das Ziel deiner Veranstaltung weit übertroffen, so wurde dieses Anfangs möglicherweise zu niedrig gesetzt. Wurde das Ziel nicht erreicht, war es vielleicht zu optimistisch gesetzt. Das ist vollkommen in Ordnung. Besonders bei der ersten selbst organisierten Veranstaltung passieren häufig Fehler. Achte darauf, diese Fehler bei weiteren Veranstaltungen zu vermeiden.

Ein weiterer Punkt, den du analysieren solltest, betrifft die Projektorganisation. Hat das Projektteam sowie die Aufgabenverteilung funktioniert wie sie sollte? Gab es vielleicht Probleme mit bestimmten Dienstleistern, die vermieden werden können? War der Veranstaltungsablauf zu knapp organisiert? Diese Probleme solltest du auf jeden Fall für die weiteren Veranstaltungen mitnehmen.

Fragen die zu klären sind:

• Warum war die Veranstaltung erfolgreich / nicht erfolgreich? Wie kann das optimiert werden?
• Waren die Ziele der Veranstaltung realistisch definiert?
• Hat die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern gut funktioniert?
• Hat die Zusammenarbeit innerhalb des Projektteams gut funktioniert?

Zusammenfassung der Tipps für das Veranstalten eines Events

Phase 1: Konzeption

Veranstaltungsart und Motto: Hast du Veranstaltungsart und Motto festgelegt?
Zielpublikum ermitteln: : Wurden die Zielgruppen der Veranstaltung klar definiert?
Eventziele definieren: Hast du SMART-definierte Ziele aufgestellt?
Veranstaltungsdetails definieren: Hast du Termin und Größe festgelegt?
Budget definieren: Hast du einen Budgetrahmen festgelegt?

Phase 2: Organisation

Projektorganisation bestimmen: Ist die Teamgröße und die Aufgabenverteilung klar definiert?
Zeitplan erstellen: Gibt es einen Zeitplan für die Veranstaltung?
Sicherheitskonzept erstellen: Liegen alle erforderlichen Genehmigungen vor?
Räume, Technik & Dienstleister buchen: Hast du die Location, Technik und weitere Dienstleister gebucht?
Programminhalte und Ablauf definieren: Hast du Programm und Ablauf der Veranstaltung klar definiert?
Marketingplan erstellen: Sind alle Marketingmaßnahmen im Laufen?
Richtige Eventplattform wählen: Ist dein Event auf einer Plattform veröffentlicht?

Phase 3: Während der Veranstaltung

Probedurchlauf des gesamten Ablaufs: Wurde der Probedurchlauf erfolgreich durchgeführt?
Empfang, Begrüßung und Betreuung der Gäste: Wurden beim Check In alle Fragen der Gäste geklärt?
Personal briefen und instruieren: Kennt das Personal das Event-Konzept und die Besonderheiten?

Phase 4: Nach der Veranstaltung

Danksagungen: Hast du dich auf der Veranstaltung beim Team und Sponsoren bedankt?
Follow Up an Gäste: Haben die Teilnehmer alle Informationen der Veranstaltung erhalten?
Erfolgsmessung: Wurden alle Veranstaltungsziele erreicht?
Eventplanung für das nächste Event optimieren: Wurden die Learnings für das nächste Event festgehalten?

Share your Party als Eventplattform

Bei der Entscheidung, auf welcher Eventplattform deine Veranstaltung vertreten sein soll, gibt es viele Plattformen zur Auswahl. Dabei hat jede Plattform ihre eigenen Vor- und Nachteile. Besonders auffällig sind die Nachteile reiner Eventplattformen, wenn es um die Bewerbung von Veranstaltungen geht.

Die meisten reinen Eventplattformen wurden geschaffen, um Tickets für Events zu kaufen. Die Community für die Veranstaltungen ist dabei oft auf anderen Social-Media-Plattformen vertreten. Diese Social-Media-Plattformen verfügen häufig nicht über die Funktion des Ticketverkaufs. Daher musst du als Veranstalter die Veranstaltung auf mehreren Plattformen pflegen, um deine Zielgruppe zu erreichen. Das kostet viel Zeit und durch die wiederholte Tätigkeit passieren auch Fehler. Mit Share Your Party ist das nicht mehr notwendig. Share Your Party verbindet die Funktionen von Social-Media-Plattformen mit denen von Eventplattformen. Dadurch präsentierst du deine Veranstaltung direkt deiner relevanten Zielgruppe.

Ein weiterer Vorteil: Private Veranstaltungen lassen sich ebenfalls erstellen. Kleinere Veranstaltungen, bei denen nur deine Freunde eingeladen sind, sind bei vielen Eventplattformen nicht erstellbar. Mit Share Your Party hast du zwei Möglichkeiten. Du kannst Veranstaltungen erstellen, die ausschließlich deine Follower in der App oder ausgewählte Freunde sehen. Für Fremde sind diese Veranstaltungen nicht sichtbar. Diese Funktion eröffnet besonders für private Veranstaltungen wie Geburtstage oder Hochzeiten gänzlich neue Möglichkeiten.

Häufige Fragen zur Planung von Veranstaltungen